+996 (312) 56 28 97
gosdeptek@gmail.com
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе управления человеческими и делопроизводству

Приложение 4

к приказу Государственного агентства

по регулированию ТЭК при ПКР

от «04» августа 2016 г. № 90

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе управления человеческими и делопроизводству

Государственного агентства по регулированию топливно-энергетического комплекса при Правительстве Кыргызской Республики

 

1. Общие положения

1. Отдел управления человеческими ресурсами и делопроизводства Государственного агентства по регулированию топливно-энергетического комплекса при Правительстве Кыргызской Республики (далее – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением Государственного агентства по регулированию топливно-энергетического комплекса при Правительстве Кыргызской Республики (далее – Госагентство). Отдел осуществляет кадровое и документационное обеспечение деятельности Госагентства.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Кыргызской Республики, конституционными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, вступившими в установленном законом порядке в силу международными договорами, участницей которых является Кыргызская Республика, общепризнанными принципами и нормами международного права, а также настоящим Положением.

3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Госагентства по вопросам входящим в компетенцию Отдела.

 

2. Задачи и функции Отдела

4. Основными задачами Отдела являются:

- проведение кадровой работы и организация делопроизводства Госагентства в соответствии с законодательством Кыргызской Республики;

- участие в разработке кадровой политики Госагентства, выборе стратегии и тактики управления кадрами, оптимизации численности персонала и структуры;

- внедрение в практику новых технологий ведения дел, обработки документов и методов работы, сопровождающихся проведением соответствующей учебы по вопросам инноваций и совершенствования деятельности;

- контроль за соблюдением законодательства о государственной службе и этике государственного служащего, а также режима секретности для отдельных видов документов;

- проведение заседаний конкурсной комиссии, по оценке деятельности госслужащих, установлению трудового стажа;

- осуществление секретного делопроизводства и ДСП в соответствии с законодательством Кыргызской Республики;

- осуществление внутриведомственного контроля за соблюдением трудовой и исполнительской дисциплинам.

5. Для осуществления задач Отдел выполняет следующие функции:

- осуществляет деятельность по карьерному планированию;

- формирует и ведет резерв кадров;

- организует отбор и учет кадров, ведет делопроизводство по кадровым вопросам;

- организует деятельность, связанную с обеспечением трудовой дисциплины, проведением оценки и конкурсов;

- обеспечивает соблюдение ограничений, связанных с пребыванием на государственной гражданской службе и муниципальной службе;

- обеспечивает первичную оценку (верификацию, валидацию) сведений, представляемых служащими в декларациях;

- организует работу по обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров;

- организует работу по оценке эффективности деятельности служащих;

- вносит предложения по разработке системы мотивации служащих;

- осуществляет деятельность по выработке предложений и реализации схемы ротации служащих;

- осуществляет меры по предупреждению, выявлению и разрешению конфликта интересов;

- разрабатывает проекты нормативных правовых актов, типовых договоров и иных документов, регламентирующих курируемую сферу деятельности Госагентства;

- подготовка и регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности;

- подготовка и сдача деклараций и отчетов в Государственную кадровую службу КР;

- участвует в разработке и совершенствовании организационной структуры и штатного расписания госоргана;

- организует сбор документов на работников, оформляемых для допуска к государственной тайне;

- готовит проекты решений по кадровым вопросам, вопросам поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;

- представляет материалы, инструкции, справки, отчеты, доклады по кадровым вопросам и исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями руководителя и запросам вышестоящих государственных органов;

- готовит материалы на сотрудников, представленных к награждению государственными и ведомственными наградами Кыргызской Республики;

- организует работу по сбору деклараций госслужащих госоргана и передает их в соответствующее структурное подразделение;

- обрабатывает поступающую информацию учетно-статистического и аналитического характера, обеспечивает ее унификацию, оформляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами;

- осуществляет персональный и воинский учет работников, выдает справки о трудовой деятельности;

- ведет учет трудовых отпусков, дней отдыха и отзыва сотрудников Госагентства;

- оформляет, хранит и выдает трудовые книжки, своевременно вносит в них необходимые записи и изменения;

- формирует и своевременно дополняет личные дела персонала;

- по предложениям руководителей структурных подразделений составляет график трудовых отпусков работников, согласовывает его с профсоюзным комитетом, вносит на утверждение руководству и контролирует ход его выполнения;

- разрабатывает организационно-методические документы по вопросам документационного обеспечения деятельности;

- обеспечивает оперативное прохождение документов и отправку исходящей корреспонденции;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел;

- осуществляет контроль за исполнением документов, рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан и поручений руководства;

- готовит аналитические и информационные материалы, записки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и информирует руководство о состоянии контроля исполнения;

- ведение, оформление и формирование текущих материалов для архива;

- осуществляет перевод документов  на государственный и официальный языки;

- совместно с руководителями структурных подразделений контролирует выполнение правил внутреннего трудового распорядка;

 - ведение ежемесячного табеля учета рабочего времени сотрудников;

- организация графика личного приема граждан руководством Госагентства;

- оформление и выдача служебных удостоверений;

- оформление и ведение трудовых книжек;

- ведение ежемесячного табеля учета рабочего времени сотрудников;

- оказание методической помощи по заполнению и сдаче деклараций для обеспечения системы открытости и прозрачности доходов лиц занимающих политическую должность руководителей, бывших руководителей, а также госслужащих занимающих административные государственные должности;

- прием, учет, направление поступающей корреспонденции структурным подразделениям Госагентства;

- регистрация и отправка исходящих документов;

- разработка номенклатуры дел;

- осуществление контроля исполнения директивных документов и поручений Президента, Жогорку Кенеша, Правительства Кыргызской Республики и собственных решений Госагентства;

- организация работы с письмами и по приему граждан, контроль за исполнением поручений руководства по обращениям и заявлениям;

- оказание практической и методической помощи по вопросам делопроизводства структурным подразделениям;

- организация технического обеспечения работы с бумажными (копировально-множительные работы) и электронными документами с использованием информационно-коммуникационных технологий;

- оформление и формирование текущих материалов для архива;

- перевод документов на государственный (кыргызский) и официальный (русский) язык.

 

3. Права Отдела

6. Отдел имеет право:

- получать от структурных подразделений необходимые документы и материалы, требуемые для осуществления функций Госагентства;

- вносить предложения по совершенствованию организации работы структурных подразделений Госагентства;

- привлекать по согласованию с руководством сотрудников структурных подразделений Госагентства для обсуждения и подготовки материалов и оперативных данных;

- проводить согласование и вносить на утверждение график отпусков;

- вести учет трудовых отпусков, дней отдыха и отзыва сотрудников Госагентства;

- утверждать табель заработной платы;

- вносить предложения руководству о наложении дисциплинарных взысканий на работников Госагентства за допускаемые нарушения трудовой и исполнительской дисциплины;

- вносить предложения руководству о поощрении и материальном стимулировании работников Госагентства;

- объявлять конкурс на вакантные административные государственные должности;

- предоставлять отчеты и взаимодействовать с Государственной кадровой службой КР;

- создает условие сотрудникам Госагентства по обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров;

 

4. Ответственность Отдела

7. Отдел несет ответственность за:

- соблюдение Конституции Кыргызской Республики, Закона Кыргызской Республики «О государственной гражданской службе и муниципальной службе» и иных нормативных правовых актов Кыргызской Республики, регламентирующих деятельность Госагентства;

- добросовестное соблюдение служебных полномочий;

- исполнение приказов, распоряжений, поручений руководителей Госагентства;

- своевременное предоставление отчетов о проделанной работе;

- соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, правил внутреннего распорядка, правил поведения и этики, правил техники безопасности.

 

5. Организация деятельности Отдела

8. Отдел состоит из заведующего отделом (кадровика), главного специалиста (кадровик - секретное делопроизводство), главного специалиста (переводчика), ведущего специалиста (делопроизводителя) и специалиста (делопроизводителя).

9. Отдел возглавляет заведующий отделом, назначаемый и освобождаемый на должность в установленном законодательством порядке директором Госагентства.

10. Заведующий отделом руководит деятельностью отдела и представляет Отдел в отношениях с руководством Госагентства и его структурными подразделениями, другими органами и организациями, их должностными лицами, а также гражданами, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние исполнительской и трудовой дисциплины.

11. Служебные записки руководству и структурным подразделениям Госагентства готовятся за подписью заведующего отделом.

12. Заведующий отелом и сотрудники Отдела несут персональную ответственность за качественную и своевременную подготовку документов.

13. Для осуществления своей деятельности отдел должен быть обеспечен информационной программой «Токтом», «ТамгаКит», «Аскид», постоянным доступом в интернет, нормативными правовыми материалами, а также компьютерной и иной оргтехникой.

 

6. Функциональные обязанности сотрудников

14. Заведующий отделом:

- осуществляет общее руководство отделом;

- оказывает содействие в подборе и расстановке кадров, а также и их продвижению;

- оформляет личные дела работников, трудовые книжки, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- ведет работу по формированию кадров, проведению конкурсов на замещение вакантных административных государственных должности, созданию внутреннего резерва кадров;

- осуществляет подготовку и регистрацию приказов по личному составу (принятие, увольнение, перемещение, трудовые отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, отгулы, больничные листы и командировки), учет и контроль;

- готовит отчеты (ежемесячные, полугодовые и годовые) в Государственную кадровую службу КР и Аппарат Правительства КР;

- обеспечивает подготовку приказов по основной деятельности в пределах компетенции отдела Госагентства;

- внедряет систему оценки деятельности госслужащих, оказывает методическую помощь по составлению и утверждению ежеквартальных актов и отчетов, а также обеспечивает сбор и итоговую годовую оценку с составлением протокола и изданием приказа, с последующим представлением отчета в Государственную кадровую службу КР;

- ведет табель учета использования рабочего времени;

- вносит предложения по нематериальному стимулированию (почетных грамот, знаков, объявления благодарности);

- готовит представления на сотрудников к наградам по итогам коллективного собрания и мнения руководства (к профессиональному празднику «Дню энергетика», ко «Дню госслужащего» и др.);

- вносит предложения по материальному стимулированию (поощрение, премирование), в соответствии с Коллективным договором Госагентства;

- ведет контроль режимно-секретного делопроизводства и регистрацию ДСП документов.

15. Главный специалист – кадровик, секретное делопроизводство:

- оказывает содействие в подборе и расстановке кадров, а также и их продвижению;

- оформляет личные дела работников, трудовые книжки, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- ведет работу по формированию кадров, проведению конкурсов на замещение вакантные административные государственные должности, созданию внутреннего резерва кадров;

осуществляет подготовку и регистрацию приказов по личному составу (принятие, увольнение, перемещение, трудовые отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, отгулы, больничные листы и командировки), учет и контроль;

- готовит отчеты (ежемесячные, полугодовые и годовые) в Государственную кадровую службу КР и Аппарат Правительства КР;

- обеспечивает подготовку приказов по основной деятельности в пределах компетенции отдела Госагентства;

- внедряет систему оценки деятельности госслужащих, оказывает методическую помощь по составлению и утверждению ежеквартальных актов и отчетов, а также обеспечивает сбор и итоговую годовую оценку с составлением протокола и изданием приказа, с последующим представлением отчета в Государственную кадровую службу КР;

- готовит представления на сотрудников к наградам по итогам коллективного собрания и мнения руководства (к профессиональному празднику «Дню энергетика», ко «Дню госслужащего» и др.);

- ведет секретное делопроизводства и регистрацию ДСП документов.

16. Главный специалист – переводчик:

- проводит работу по внедрению государственного языка, контролю за соблюдением норм и правил правописания сотрудниками;

- обеспечивает постоянную связь между Нацкомиссией по государственному языку при Президенте КР и Госагенством по вопросам внедрения и развития государственного языка;

- определяет и представляет термины в сфере топливно-энергетического комплекса для обсуждения и утверждения Терминкомом при Нацкомиссии;

- внедряет терминологию по топливно-энергетическому комплексу на государственном языке;

- проводит работу по сбору учебных пособий и других литератур, необходимых для изучения кыргызского языка и по оформлению уголка государственного языка;

- переводит на государственный язык проекты нормативных правовых актов и приказов Госагентства;

- переводит на государственный и официальный языки письма, корреспонденцию и другие документы и материалы;

-  участвует в разработке и переводе законопроектных работ и терминов;

- участвует в разработке и внедрении нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Госагентстве;

- оказывает помощь сотрудникам структурных подразделений в подготовке приказов, писем на государственном языке;

- взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам развития государственного языка и перевода на государственный язык;

- содействует поэтапному переходу делопроизводства на государственный язык, установке программного продукта «Тамга-КИТ»;

- готовит на государственном и официальном языках тексты докладов, приветственные и поздравительные письма и адреса;

- организует обучение сотрудников структурных подразделений государственному языку;

- готовит адресные поздравительные тексты;

- готовит список для выдачи служебных удостоверений;

- ведет контроль и учет архивных материалов, номенклатуры дел и т.д.

17. Ведущий специалист – делопроизводитель:

- руководствуется в своей работе законодательством Кыргызской Республики по вопросам делопроизводства, Регламентом Правительства КР, Регламентом Госагентства и настоящим Положением;

- обеспечивает организацию документооборота в Госагентстве;

- ведет учет, систематизацию и хранение документов;

- принимает, регистрирует и передает документы на исполнение, в соответствии с резолюциями руководителей Госагентства;

- отслеживает прохождение документов, осуществляет контроль за их исполнением;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего периода;

- обеспечивает сохранность проходящей документации;

- готовит и сдает в архив Госагентства материалы законченные делопроизводством по окончании года;

- проводит ежеквартальный анализ входящей, исходящей корреспонденции;

- вносит на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренной Типовой инструкцией;

- получает от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- составляет, сводит планы и отчеты структурных подразделений Госагентства, а также ведет контроль по их исполнению с периодическим информированием руководства;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления готовых проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;

- осуществляет контроль за качественным исполнением документов и их редактирование;

- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- копирует документы на персональном ксероксе.

18. Специалист – делопроизводитель:

- руководствуется в своей работе законодательством Кыргызской Республики по вопросам делопроизводства, Регламентом Правительства КР, Регламентом Госагентства и настоящим Положением;

- обеспечивает организацию документооборота в Госагентстве;

- ведет учет, систематизацию и хранение документов;

- принимает, регистрирует и передает документы на исполнение, в соответствии с резолюциями руководителей;

- следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего периода;

- обеспечивает сохранность проходящей документации;

- подготавливает и сдает в архив Госагентства материалы законченные делопроизводством по окончании года;

- проводит ежеквартальный анализ входящей, исходящей корреспонденции;

- вносит на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренной Типовой инструкцией;

- получает от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- составляет, сводит планы и отчеты структурных подразделений Госагентства, а также ведет контроль по их исполнению с периодическим информированием руководства;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- копирует документы на персональном ксероксе.